Conferencing - Überblick

Wissenschaftliche Veranstaltungen – von der Finanzierung bis zur Durchführung

Infinite Science plant und organisiert wissenschaftliche Konferenzen, Tagungen, Symposien, Workshops, Weiterbildungen und Summer Schools.

Wir übernehmen vollständige Veranstaltungen oder einzelne Aufgabenbereiche. Dabei verbinden wir wissenschaftliches Veranstaltungsmanagement mit Finanzierung, kaufmännischer Projektsteuerung, Kommunikation und digitaler Umsetzung.

Konzeption und Projektmanagement

Zu Beginn eines Projekts klären wir Ziele, Zielgruppen, Zuständigkeiten, Zeitplan und Budget. Auf dieser Grundlage entwickeln wir eine Projektstruktur und koordinieren das wissenschaftliche Organisationsteam, Partner und Dienstleister.

Zu unseren Leistungen gehören:

• Projekt- und Maßnahmenplanung
• Termin- und Aufgabenkoordination
• Budgetplanung
• Abstimmung mit wissenschaftlichen Gremien
• Koordination von Dienstleistern
• Controlling und Reporting
• Dokumentation und Projektabschluss

Finanzierung und Finanzmanagement

Die Finanzierung ist ein wesentlicher Bestandteil vieler wissenschaftlicher Veranstaltungen.

Wir unterstützen bei der Entwicklung eines tragfähigen Finanzierungskonzepts und übernehmen je nach Projekt:

• Recherche geeigneter Förderprogramme
• Vorbereitung und Administration von Förderanträgen
• Akquisition von Sponsoren und Ausstellern
• Erstellung von Sponsoringkonzepten
• Vertrags- und Rechnungsmanagement
• Zahlungsabwicklung
• Budgetüberwachung und Liquiditätsplanung
• vorbereitende Buchführung und Projektkonten
• Verwendungsnachweise und finanzielle Abschlussberichte

Umsatzsteuerliche und weitere steuerliche Anforderungen berücksichtigen wir in der organisatorischen und kaufmännischen Projektabwicklung. Soweit eine steuerberatende Beurteilung erforderlich ist, erfolgt die Abstimmung mit den zuständigen Steuerkanzleien.

Programm und Teilnehmende

Wir unterstützen bei der organisatorischen Umsetzung des wissenschaftlichen Programms und bei der Kommunikation mit allen Beteiligten.

Dazu gehören:

• Registrierung und Zahlungsabwicklung
• Kommunikation mit Teilnehmenden und Referierenden
• Abstracteinreichung und Review
• Erstellung von Programmübersichten
• Referierendenmanagement
• Akkreditierung und Zertifizierung
• Teilnahmebescheinigungen
• Evaluation und Auswertung

Kommunikation und Marketing

Je nach Veranstaltung entwickeln und betreuen wir die erforderlichen Kommunikationskanäle.

Mögliche Leistungen sind:

• Veranstaltungswebsite
• Save-the-Date und Call for Abstracts
• Einladungen und Mailings
• Print- und Online-Materialien
• Teilnehmendengewinnung
• Sponsoren- und Ausstellerinformationen
• Presse- und Netzwerkkommunikation
• Social-Media-Inhalte

Durchführung

Wir organisieren Präsenzveranstaltungen sowie digitale und hybride Formate.

Bei Präsenzveranstaltungen koordinieren wir Räume, Technik, Catering, Ausstellung, Beschilderung und das Veranstaltungsteam. Digitale Elemente können Livestreams, Videokonferenzen, parallele Räume, Abstimmungen, Wahlen und Aufzeichnungen umfassen.

Die technische und organisatorische Lösung wird an die Anforderungen der jeweiligen Veranstaltung angepasst.

Modulare Zusammenarbeit

Alle Leistungen können einzeln oder in Kombination beauftragt werden. So können wir sowohl die vollständige Projektverantwortung übernehmen als auch bestehende Organisationsteams in einzelnen Aufgabenbereichen unterstützen.